Una gestoría soluciona un grave problema documental
Cómo Ayudatech ayudó a una gestoría a resolver la gestión de documentos.
La gestión de documentos es una tarea esencial en cualquier gestoría, pero puede ser un proceso complejo y consumir mucho tiempo si se hace manualmente. Por eso, cuando una gestoría de Madrid se acercó a Ayudatech en busca de ayuda para la gestión de documentos, nuestro equipo sabía que debían encontrar una solución tecnológica acorde a las necesidades para resolver este problema.
La gestoría había estado luchando por mantener un registro de todos los documentos relevantes, lo que hacía que fuera difícil encontrar y actualizar documentos importantes en un tiempo razonable. Después de una evaluación detallada de los procesos existentes, Ayudatech determinó que un enfoque tecnológico sería la solución más efectiva.
La solución tecnológica propuesta por Ayudatech incluía la implementación de un sistema de gestión de documentos basado en la nube. Esta plataforma permitiría a la gestoría almacenar, compartir y actualizar documentos de manera segura y eficiente. Los documentos estarían disponibles en cualquier momento y desde cualquier lugar, lo que mejoraría la accesibilidad y la colaboración entre los miembros del equipo.
El sistema también proporcionaría herramientas para automatizar y simplificar la gestión de documentos, incluyendo la clasificación de documentos y la programación de recordatorios para actualizarlos. Además, el sistema proporcionaría una función de seguimiento para ver cuándo se crearon, modificaron o descargaron documentos.
Una vez implementada la solución tecnológica, la gestoría comenzó a ver resultados inmediatos. La plataforma permitió a los miembros del equipo de la gestoría acceder rápidamente a los documentos relevantes, lo que mejoró la eficiencia y redujo el tiempo de respuesta a las solicitudes de los clientes. También mejoró la colaboración entre los miembros del equipo, ya que cada uno tenía acceso a la misma versión actualizada de cada documento.
La plataforma también mejoró la seguridad y la privacidad de los documentos. La gestoría pudo restringir el acceso a ciertos documentos a usuarios específicos, lo que evitó el acceso no autorizado y redujo el riesgo de violaciones de datos. Además, la función de seguimiento permitió a la gestoría auditar quién accedió a cada documento y cuándo.
En general, la solución tecnológica implementada por Ayudatech permitió a la gestoría gestionar mejor sus documentos y mejorar su eficiencia en la gestión de los mismos.
Si estás luchando con problemas similares en tu negocio, considera trabajar con una empresa de consultoría tecnológica para encontrar soluciones personalizadas que te ayuden a gestionar mejor tus documentos y aumentar tu rentabilidad.